Dokumenthantering
Ta kontroll över din data
Din information är användbar bara om du säkert kan komma åt den när du behöver den, och det är vad lösningar för digitalt arbetsflöde, även kallad elektronisk dokumenthantering (EDM) handlar om. Det är system och processer som används för att digitalt hitta, lagra, hantera, spåra och hämta dokument så snabbt, säkert och effektivt som möjligt.
Det är inte något nytt system utan har funnits i många år. Men eftersom mängden information som skapas varje dag når svindlande nivåer, cirka 2,5 quintillion byte per dag 2020*, och kravet på tillgång till information ökar, har det aldrig varit viktigare.
Varje dag skapar företag kontrakt, fakturor, offerter och många andra dokument i både digitala och tryckta format och alla är viktiga för deras verksamhet. Mycket av den informationen kan hamna i en persons dator, i ett arkivskåp eller teamets server "datasilos", vilket kan leda till att det kan vara svårt att komma åt eller helt enkelt försvinner.
* “2020 Data Never Sleeps 8.0” study by Domo, Inc
Med effektiva lösningar för att hantera dokument kan du:
Hitta och organisera dokument – all information från vilken källa som helst, till exempel e -post, skrivare, kopiatorer eller kontorssystem, kan hittas, klassificeras och lagras.
- Kontrollera åtkomst och öka transparensen - regler för att säkerställa att endast rätt personer har tillgång till rätt information vid rätt tidpunkt.
- Öka och effektivisera samarbetet - alla kan dela och granska samma dokument så att den senaste, mest uppdaterade versionen alltid finns tillgänglig.
- Upprätthålla en konsekvent infrastruktur för dokument - så att information kan delas med andra system, till exempel CRM och finansiella applikationer.
- Hantera dokument säkert – dokument kan kontrolleras centralt och skyddas från obehörig åtkomst.
- Följa regler – spårbarhet och digitala signaturverktyg hjälper till att säkerställa att du följer de uppsatta regler som finns.
Fatta beslut baserade på rätt information
Med dokumenthantering är det möjligt att förbättra effektiviteten genom att digitalisera manuella och repetitiva uppgifter för att förbättra effektivitet på alla företag. Med dokumenthantering kan du starta ett arbetsflöde och skicka direkt och säkert till en person, molntjänst, applikation eller avdelning som behöver dem. Du och ditt team kommer att kunna hantera de dokument ni behöver varje dag med hjälp av våra skrivare och kopiatorer.
Information som är affärskritisk blir tillgänglig för auktoriserade anställda när som helst, var som helst från nästan vilken enhet som helst, inklusive mobiler och surfplattor via molnet eller dina egna servrar.
Öka produktivitet och få bättre kontroll
Genom att göra det möjligt för dig att hitta, dela och säkert lagra din företagsinformation kan våra säkra dokumenthanterings- och arbetsflödeslösningar hjälpa dig att:
- Arbeta mer effektivt – effektivisera affärsprocesser, minska mänskliga fel och möjliggöra snabb åtkomst till dokument.
- Minska kostnader – utföra uppgifter snabbare, minska mängden utskrifter och minimera fysiska utrymme för att arkivera papper.
- Förbättra revisions- och efterlevnadsprocesser - med hjälp av tydlig spårbarhet och att snabbare hitta alla relevanta dokument.
- Förbättra dokumentsäkerhet - se till att endast auktoriserad personal har tillgång till information.
- Öka informationsutbytet och intäktsmöjligheter - med effektivare delning och konsolidering av data.
- Leverera en bättre kundupplevelse – du får fler nöjda kunder om du kan hitta rätt information och snabbt svara på deras frågor.
